Assistance de direction et coordination opérationnelle — Freelance

Description du poste

Amsterdam Quality recherche un prestataire indépendant expérimenté pour une mission de coordination administrative et opérationnelle de son activité e-commerce B2C et du développement B2B de sa société partenaire en République tchèque. La prestation consiste à faire avancer des dossiers définis, coordonner les interlocuteurs et fournir des informations fiables pour les décisions des dirigeants.

Prestation indépendante réalisée à distance depuis Madagascar. Vous choisissez vos horaires, vos méthodes et l’organisation de vos interventions, dans le respect des livrables, délais et règles de confidentialité convenus. Aucun horaire quotidien, aucune présence journalière ni disponibilité quotidienne ne sont imposés. Les points de coordination sont planifiés d’un commun accord. Vous pouvez conserver d’autres clients.

Volume de prestation estimé : environ 160 heures par mois, à titre indicatif pour dimensionner le périmètre ; la répartition est organisée librement par le prestataire. Le périmètre, la charge et les éventuelles prestations supplémentaires sont convenus entre les parties.

Honoraires : forfait mensuel de 1 000 € sur facture, avant les impôts, cotisations et frais propres au prestataire. Le prestataire doit disposer d’un statut professionnel lui permettant de facturer légalement depuis Madagascar.

Merci de transmettre votre CV ou présentation professionnelle, vos expériences de coordination, les outils utilisés, votre capacité mensuelle et votre date de démarrage possible. Un exemple anonymisé de suivi de dossier ou de rapport de ventes peut illustrer votre expérience ; ne transmettez aucune donnée confidentielle.

Équivalent indicatif pour l’affichage du site : 5 050 000 Ar par mois, sur la base de 1 € = 5 050 Ar. Les honoraires sont fixés en euros, avant les prélèvements du prestataire.

Missions principales

1. Coordination administrative des dossiers
2. Assurer le suivi des boîtes email et dossiers confiés selon les délais de traitement convenus ; préparer les réponses et effectuer les relances dans le périmètre défini.
3. Maintenir un tableau partagé des actions, interlocuteurs, échéances et décisions attendues ; préparer les informations utiles aux dirigeants.
4. Organiser les rendez-vous et réunions nécessaires aux dossiers, à des créneaux convenus avec les participants, puis documenter les suites à donner.
5. Coordination commerciale et administration des ventes
6. Consolider avec les commerciaux le suivi des prospects, devis, commandes et relances auprès des boutiques CBD, magasins de cigarettes électroniques et e-shops en France. Les commerciaux conservent la prospection, la négociation et la relation commerciale.
7. Fiabiliser les informations du CRM et les dossiers de commande : prix, remises, disponibilités, délais et validations nécessaires.
8. Enregistrer et confirmer les commandes dans le périmètre convenu, suivre les étapes de préparation et de livraison, puis transmettre les données validées pour la facturation.
9. Fournisseurs, logistique et dossiers de litige
10. Coordonner les échanges avec les fournisseurs, la société partenaire tchèque et les transporteurs pour les achats autorisés, expéditions et réceptions.
11. Suivre les dossiers de retard, rupture, retour, erreur et litige confiés ; réunir les justificatifs et solliciter les interlocuteurs compétents.
12. Transmettre aux dirigeants les incidents et décisions nécessitant leur intervention selon le circuit d’escalade convenu. La mission ne comprend pas de permanence SAV ni d’astreinte.
13. Transmettre les avoirs et remboursements autorisés et les éléments opérationnels nécessaires au suivi des règlements.
14. Livrables et suivi de la prestation
15. Fournir un bilan hebdomadaire synthétique des dossiers traités, actions en attente, commandes sensibles, blocages et décisions attendues.
16. Produire un rapport de ventes B2C/B2B mensuel ou bimensuel, selon la périodicité convenue : chiffre d’affaires, quantités, évolutions et performances par société et produit.
17. Croiser les données disponibles de ventes, stocks, commandes et délais fournisseurs pour préparer des propositions de réapprovisionnement soumises aux dirigeants.
18. Convenir des échéances et points de coordination avec le client ; organiser librement les moyens et le déroulement du travail pour les respecter.

Profil recherché

• Expérience confirmée en assistance de direction, coordination de dossiers et administration des ventes. Maîtrise des emails, CRM et tableurs ; compréhension du cycle commande, livraison et facturation. Très bonne communication en français à l’écrit et à l’oral, rigueur, discrétion et capacité à organiser une prestation en autonomie avec des interlocuteurs internationaux.
• La mission s’inscrit dans un périmètre et des délégations convenus contractuellement. Les décisions RH, les objectifs commerciaux, les remises exceptionnelles et les engagements hors délégation restent du ressort des dirigeants. La tenue comptable et les déclarations fiscales et sociales sont confiées aux cabinets ou prestataires compétents.